Coordinadores · 3 min de lectura
Resolver reemplazos como coordinador
Encontrá quién cubre y asignalo desde la sección Reemplazos.
La sección Reemplazos es el tablero de los coordinadores para todo lo que tiene que ver con cubrir puestos. Ahí llegan los casos que necesitan una decisión: los del modo Coordinado y los que escalaron porque nadie los tomó a tiempo o porque el servicio está muy cerca.
Resolver bien los reemplazos es parte del cuidado del equipo: que el servicio salga, pero también que no le pidamos siempre a la misma persona y que los aprendices tengan su oportunidad cuando corresponde.
Antes de empezar
Tener el permiso “Asignar equipo” (sin él, la sección no aparece en el menú).
Paso a paso
- 1
Abrí Reemplazos
Reemplazos
La sección aparece en el menú si podés asignar equipo.
- 2
Revisá “Por resolver”
Son los casos que necesitan tu decisión: los del modo Coordinado y los que escalaron. Empezá por los servicios más próximos.
- 3
Elegí a quién pedirle o asigná directo
Podés pedirle a una persona puntual (le aparece en “Te necesitan” con “Lo tomo” y “No puedo”) o asignarla directamente.
Pedir es lo más respetuoso cuando hay tiempo; asignar directo sirve cuando ya hablaste con la persona o el servicio es inminente.
- 4
Seguí “En curso” y “Resueltos”
“En curso” son los pedidos esperando respuesta. “Resueltos” es el historial: útil para ver quién cubrió y cuántas veces.
Qué pasa después
Cuando la persona toma el pedido (o la asignás directo), el puesto queda cubierto, el caso pasa a “Resueltos” y quien había pedido el reemplazo recibe el aviso. Si la persona a la que le pediste toca “No puedo”, el caso vuelve a necesitar tu decisión.
El servicio deja de mostrarse como incompleto apenas el puesto requerido vuelve a tener a alguien.
Cómo llegan los casos a “Por resolver”
Si tu iglesia usa modo Coordinado, todos los pedidos llegan acá. Si usa modo Automático, llegan solo los que escalaron: los que nadie tomó en 12 horas o los que se pidieron con menos de 48 horas al servicio. En esos casos recibís la notificación “Nadie tomó el reemplazo”.
Un ejemplo
Sábado 11 am: el bajista del Domingo AM pide reemplazo. Como faltan menos de 48 horas, va directo a “Por resolver”. El director abre Reemplazos, mira quién tiene el rol Bajo y le pide a Leo, que lo ve en “Te necesitan”. Leo toca “No puedo”. El director llama a Juan, que dice que sí, y lo asigna directo. El caso pasa a “Resueltos”.
Consejos
Revisá “Resueltos” cada tanto: si siempre cubre la misma persona, quizás está sobrecargada.
Cuando hay tiempo, preferí pedir antes que asignar directo.
Si un puesto genera reemplazos seguido, puede que necesites formar a más gente para ese rol.
Preguntas frecuentes
No veo la sección Reemplazos. ¿Por qué?+
Solo aparece para quienes pueden asignar equipo.
¿Qué diferencia hay entre pedir y asignar directo?+
Al pedir, la persona decide con “Lo tomo” o “No puedo”. Al asignar directo, queda en el puesto sin pasar por esa respuesta.
¿Por qué no aparece alguien al buscar quién cubre?+
Por las mismas razones que al asignar: rol, nivel mínimo, disponibilidad o que ya esté en otro puesto del servicio.
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