Coordinadores · 3 min de lectura
Planificar la rotación del mes
Repartí a las personas en los servicios del mes respetando su disponibilidad.
Armar el equipo de cada domingo a mano, persona por persona, lleva tiempo y es fácil terminar llamando siempre a los mismos. “Planificar rotación” te propone quién sirve en cada servicio, teniendo en cuenta los días en que cada uno puede, sus ausencias y cuántas veces ya sirvió.
El resultado es una propuesta, no una decisión cerrada: la revisás, cambiás lo que quieras y recién después la aplicás. Así combinás lo mejor de los dos mundos: la herramienta hace el trabajo pesado de cruzar disponibilidades y vos ponés el criterio pastoral y musical.
Antes de empezar
Tener el permiso para asignar equipo en servicios.
Tener creados los servicios del mes (idealmente con una serie).
Que el equipo tenga al día sus días disponibles y sus “No voy a estar”.
Paso a paso
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Abrí Planificar rotación
Servicios → Planificar rotación
Desde la sección Servicios tocá “Planificar rotación”.
- 2
Revisá la propuesta
Unilevi distribuye a las personas respetando disponibilidad y carga, para que nadie quede sobrecargado. Si un baterista solo puede los domingos y marcó vacaciones la tercera semana, la propuesta no lo va a poner ahí.
- 3
Ajustá lo que quieras
Cambiá a mano cualquier asignación antes de confirmar. Por ejemplo, si querés que la voz que lidera el domingo de Santa Cena sea alguien en particular, o que un aprendiz sirva junto a alguien con más experiencia.
- 4
Aplicá
Cada persona ve sus servicios en “Mi agenda” para confirmar. Desde ese momento la rotación es igual que cualquier asignación hecha a mano.
Qué pasa después
Al aplicar la rotación, las personas reciben sus asignaciones y las ven en Mi agenda, en la pestaña “Por confirmar”. A medida que confirman o avisan que no pueden, los servicios se van actualizando.
Si alguien no puede, entra en juego el sistema de reemplazos. Y si algún puesto quedó sin cubrir porque nadie estaba disponible, el servicio se marca como “Incompleto” para que lo completes a mano.
Qué tiene en cuenta la propuesta
Tres cosas principales: los días de la semana en que cada persona dijo que puede servir, las fechas que bloqueó con “No voy a estar” y cuántas veces ya sirvió, para repartir la carga. También respeta las reglas de cada puesto, como el rol y el nivel mínimo.
Por eso la calidad de la propuesta depende mucho de que el equipo mantenga su disponibilidad al día.
Un ejemplo
En marzo hay cuatro Domingo AM y cuatro sábados de jóvenes. La coordinadora abre “Planificar rotación” y ve que la propuesta reparte a sus tres bateristas de forma pareja, salteando a Tomás la semana que marcó un viaje. Cambia a mano la voz del domingo de Santa Cena, aplica, y en diez minutos tiene el mes armado.
Consejos
Para que la rotación funcione bien, pedile al equipo que mantenga al día sus días disponibles y sus “No voy a estar”.
Planificá con al menos dos semanas de anticipación: deja tiempo para confirmar y buscar reemplazos.
Usá la vista Planilla después de aplicar para ver de un vistazo quién sirve cuándo.
Preguntas frecuentes
¿La rotación pisa lo que ya asigné a mano?+
La propuesta se revisa antes de aplicarla, así que podés ver y ajustar cada asignación antes de confirmar.
¿Por qué alguien no aparece en ningún servicio?+
Puede que no tenga días disponibles que coincidan, que haya bloqueado esas fechas o que no cumpla el rol o el nivel de los puestos.
¿Puedo planificar solo un servicio?+
Para un servicio puntual es más simple asignar a mano desde la sección Equipo del servicio.
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